AUFNAHME, ANALYSE, OPTIMIERUNG UND DOKUMENTATION VON UNTERNEHMENSPROZESSEN

WER BRAUCHT PROZESSMANAGEMENT?

Wenn Sie eine der folgenden Fragen mit “Ja” beantworten können,
profitieren Sie von strukturiertem Prozessmanagement:

Dies und vielfältige andere Gründe sprechen dafür, Ihre Geschäftsprozesse zu analysieren, zu optimieren und zu dokumentieren.

Wer weiterhin effizient bleiben will, effizienter werden muss, weil der Wettbewerb härter geworden ist, neue Produkte oder Dienstleistungen anbieten will und stärkeren Anforderungen seiner Kunden gegenübersteht, muss die richtigen Schritte an der richtigen Stelle unternehmen.

Und das heißt vor allem auch, die Organisation zu beherrschen, Signale zu beobachten, die Veränderungen anzeigen und schnellstmöglich sich und seine Abläufe anpassen zu können.

Ein größer gewordenes Unternehmen führt fast automatisch zu einer größeren Organisation. Das heißt auch, dass immer mehr Informationen und Daten zwischen mehreren Stellen fließen oder zumindest fließen sollten, um die gewohnte Qualität, Flexibilität und Termintreue beizubehalten.

Damit Informationen nicht verloren gehen, rechtzeitig dahin kommen, wo sie gebraucht werden oder nicht an die falsche Stelle gelangen, muss bei der Vielfalt an Daten und Fakten klar sein, wie, wann und wohin Informationen fließen.

Fast nichts ist katastrophaler als ein Kunde, der nach seiner Bestellung fragt, die bei Ihnen gar nicht bekannt ist.

Auch die Anschaffung von DV-Lösungen ist viel zu teuer, als dass man dabei experimentieren und probieren sollte.

Wer seine Prozesse und damit Anforderungen dokumentiert, schließt daraus die Auswahlkriterien für die Anschaffung der richtigen Produkte und vermeidet Fehlinvestitionen oder aufwendige Anpassungen.

Die aktuelle Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001:2000 baut auf  Prozessorientierung auf. Das heißt auch hier: Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren und zwar kontinuierlich.

Prozesse bewerten und beobachten können heißt auch:

– wissen,wie es um Ihre Auslastung bestellt ist, 

– wissen,welche Kosten bei einzelnen Arbeitsschritten wirklich entstehen und wie sie sich verändern,

– wissen,welche Kosten Sie tatsächlich bei Ihrer Kalkulation einbeziehen müssen, 

um an der richtigen Stelle mit den richtigen Mitteln eingreifen zu können.

Ein Unternehmen, das seine Abläufe und Verantwortlichkeiten dokumentiert verschafft sich Pluspunkte beim Rating, erhöht seinen eigenen Wert und ist kalkulierbarer und attraktiver für eventuelle Nachfolger.

ZIELE DES PROZESSMANAGEMENTS:

Aufgrund umfassender und komplexer werdender Veränderungen im Kunden- und Wettbewerbsumfeld müssen Unternehmen heute nicht nur Qualitäts- und Serviceverbesserungen, Kostensenkungen und Zeiteinsparungen gleichzeitig erreichen, sondern darüber hinaus dafür Sorge tragen, dass sie innovationsfähig bleiben bzw. werden. Nur so können sie auch in Zukunft im Wettbewerb bestehen.

Diese Zielsetzungen sind schon seit langem bekannt und durch zahlreiche Managementkonzepte in das unternehmerische Blickfeld gerückt worden. Neu ist, dass alle diese Ziele gleichzeitig angestrebt werden ohne sich einander zu widersprechen.

Durch die grundlegende Überarbeitung bzw. Neugestaltung von Unternehmensprozessen sollen signifikante Verbesserungen der unternehmerischen Leistung erzielt werden und die unternehmensweite Verknüpfung von Qualitäts-, Zeit- und Kosten-aspekten mit dem Ziel einer effektiven und effizienten Unternehmensorganisation angestrebt werden.

Hauptziele des Prozessmanagements sind letztendlich die Erhöhung der Kundenzufriedenheit und die Steigerung der Produktivität. Dies trägt nicht zuletzt auch zu einer Erhöhung des Unternehmens- bzw. Geschäftswertes bei; denn erst, wenn Kunden und andere relevante Interessengruppen im Umfeld des Unternehmens (Mitarbeiter, Investoren, etc.) zufrieden sind, stimmen die Prozessleistungen und mithin der Erfolg des Unternehmens.

Management von Unternehmensprozessen dient der Verbesserung unzureichender Effektivität und Effizienz. Die zielgerichtete und angemessene Kombination von Zeit-, Kosten- und Qualitätsmanagement mit dem Fokus Prozessanalyse, Prozessdokumentation, Prozesscontrolling und Prozessoptimierung ist einer der Erfolgsfaktoren für optimierte Geschäftsprozessplanung und -steuerung.

Dabei sind sowohl aufbau- als auch ablauforientierte Aspekte des Unternehmens zu betrachten.

Ein erfolgreiches Prozessmanagement zeichnet sich vor allem durch eine dynamische Prozessentwicklung gemäß sich verändernder Bedingungen aus. Demzufolge reicht eine einmalige, statische Prozessanalyse und -dokumentation nicht aus, um langfristige Erfolge zu sichern. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse, also laufende Messung und Verbesserung der Prozessleistungen, ist die Basis für auch zukünftig zufriedene Kunden und eine Steigerung der Produktivität.

AUFBAU EINES PROZESSMANAGEMENTS:

Wir beschreiben Ihnen nachfolgend anschaulich den Aufbau eines Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen.

• Zu analysierende Prozesse festlegen
• Untergeordnete Teilprozesse ermitteln
• Prozessziele, -verantwortlichkeiten und -schnittstellen bestimmen
• Teilprozess-Treiber ermitteln
• Prozesslandschaft visualisieren

   

• Arbeitsplatzbezogene Abläufe aufnehmen
• Vorhandene Dokumente und Daten sichten
• Zuständigkeiten und Kompetenzen erfassen
• Interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen identifizieren
• Tätigkeits-Treiber ermitteln

• Plausibilität der Abläufe prüfen
• Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen analysieren
• Aufgenommene Prozessabläufe visualisieren
• Optimierungspotenzial identifizieren
• Verbesserungsmaßnahmen ableiten

 

•  Soll-Prozesse durch Einarbeitung der Verbesserungsmaßnahmen modellieren
• Funktions- und Kontaktstellenbeschreibungen der Mitarbeiter erstellen
• Soll-Prozesse visualisieren und ISO-gerecht dokumentieren visualisieren
• Verbesserungsmaßnahmen umsetzen  
• Mitarbeiter schulen

• Erfolgscontrolling der Verbesserungsmaßnahmen durchführen
• Prozesscontrolling anhand prozessbezogener Kennzahlen implementieren
• Kontinuierlichen Verbesserungsprozess einführen
• Optional: Aufbau einer Prozesskostenrechnung

UND WAS NOCH ZUM PROZESSMANAGEMENT …?

• Prozessmanagement
• Prozessanalyse
• Prozessdokumentation
• Prozessoptimierung
• Prozessorientierte Leistungsverrechnung
• Prozess- und Qualitätsmanagement
• Prozessorientiertes Auftragszentrum
• Prozessorientierte Auswahl von Anwendungssoftware
• Effiziente Prozesse im Benutzerservice durch intelligente Automatisierung und Self-Services
• Optimierte Prozesse und Kosten von Werbebeilagen
• Vertriebsinformationssystem (VIS) und Customer Relationship Management (CRM)
• Dokumenten- und Datenverwaltung