Prozessmanagement

AUFNAHME, ANALYSE, OPTIMIERUNG UND DOKUMENTATION VON UNTERNEHMENSPROZESSEN

Prozesse analysieren, bewerten und optimieren

Prozessmanagement: Abläufe und Strukturen analysieren, bewerten und optimieren

WER BRAUCHT PROZESSMANAGEMENT?

Wenn Sie eine der folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten können, 
profitieren Sie von strukturiertem Prozessmanagement:

  • Haben Sie eine mehrstufige Aufbauorganisation, bei der 
    Produktions-, Vertriebs- oder Verwaltungsprozesse über mehrere Ebenen oder durch mehrere „Hände“ laufen?
  • Verändert sich Ihr Produkt- oder Dienstleistungsangebot regelmäßig oder zumindest in immer kürzer werdenden Abständen?
  • Müssen Sie verstärkt Serviceleistungen anbieten, um sich vom Wettbewerb zu unterscheiden oder Ihre Kunden halten zu können?
  • Ist Ihr Unternehmen schneller gewachsen als die Organisation, die dahintersteht und das führt mittlerweile zu Problemen (Koordination, Terminmanagement, Kommunikation, Dokumentation werden immer umfangreicher)?
  • Ist Ihr Unternehmen auf stärkeren DV-Einsatz angewiesen, um die Geschäftsprozesse zu bewältigen?
  • Verlangen Ihre Kunden den Nachweis eines Qualitätsmanagementsystems oder wollen Sie es aus eigenem Interesse aufbauen?
  • Werden Sie von ihrem Kreditinstitut einem Rating unterzogen (jetzt oder in Zukunft)?
  • Sind die Anforderungen Ihrer Kunden hinsichtlich Terminen, Qualität, Service, Information mittlerweile gestiegen?
  • Wollen Sie (neue) DV-Lösungen/Anwendungssoftware einsetzen und effizient nutzen, z.B. für:
    • Projektverwaltung/-management?
    • Kundenverwaltung?
    • Reklamations- und Beschwerdemanagement?
    • Warenwirtschaft?
    • Controlling?
    • Qualitätsmanagement?
  • Wollen Sie wissen, wie viel die Erstellung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen wirklich kostet, wenn Sie alle Kosten einkalkulieren?
  • Wollen Sie wissen, wie sich die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens verändert und rechtzeitig eingreifen?
  • Sind Sie sehr stark auf das Wissen Ihrer, v.a. einzelner Mitarbeiter angewiesen?
  • Wollen Sie Ihr Unternehmen an einen Nachfolger übertragen/veräußern, der nicht langfristig in Ihrem Unternehmen „aufgewachsen“ ist?

 Dies und vielfältige andere Gründe sprechen dafür, Ihre Geschäftsprozesse zu analysieren, zu optimieren und zu dokumentieren.

Wer weiterhin effizient bleiben will, effizienter werden muss, weil der Wettbewerb härter geworden ist, neue Produkte oder Dienstleistungen anbieten will und stärkeren Anforderungen seiner Kunden gegenübersteht, muss die richtigen Schritte an der richtigen Stelle unternehmen.

Und das heißt vor allem auch, die Organisation zu beherrschen, Signale zu beobachten, die Veränderungen anzeigen und schnellstmöglich sich und seine Abläufe anpassen zu können.

Ein größer gewordenes Unternehmen führt fast automatisch zu einer größeren Organisation. Das heißt auch, dass immer mehr Informationen und Daten zwischen mehreren Stellen fließen oder zumindest fließen sollten, um die gewohnte Qualität, Flexibilität und Termintreue beizubehalten.

Damit Informationen nicht verloren gehen, rechtzeitig dahin kommen, wo sie gebraucht werden oder nicht an die falsche Stelle gelangen, muss bei der Vielfalt an Daten und Fakten klar sein, wie, wann und wohin Informationen fließen.

Fast nichts ist katastrophaler als ein Kunde, der nach seiner Bestellung fragt, die bei Ihnen gar nicht bekannt ist.
 
Auch die Anschaffung von DV-Lösungen ist viel zu teuer, als dass man dabei experimentieren und probieren sollte.

Wer seine Prozesse und damit Anforderungen dokumentiert, schließt daraus die Auswahlkriterien für die Anschaffung der richtigen Produkte und vermeidet Fehlinvestitionen oder aufwendige Anpassungen.

Die aktuelle Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001:2000 baut auf  Prozessorientierung auf. Das heißt auch hier: Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren und zwar kontinuierlich.

Prozesse bewerten und beobachten können heißt auch:  

wissen,wie es um Ihre Auslastung bestellt ist, 

wissen,welche Kosten bei einzelnen Arbeitsschritten wirklich entstehen und wie sie sich verändern, 

wissen,welche Kosten Sie tatsächlich bei Ihrer Kalkulation einbeziehen müssen, 

um an der richtigen Stelle mit den richtigen Mitteln eingreifen zu können. 

Ein Unternehmen, das seine Abläufe und Verantwortlichkeiten dokumentiert verschafft sich Pluspunkte beim Rating, erhöht seinen eigenen Wert und ist kalkulierbarer und attraktiver für eventuelle Nachfolger.

ZIELE DES PROZESSMANAGEMENTS:

Aufgrund umfassender und komplexer werdender Veränderungen im Kunden- und Wettbewerbsumfeld müssen Unternehmen heute nicht nur Qualitäts- und Serviceverbesserungen, Kostensenkungen und Zeiteinsparungen gleichzeitig erreichen, sondern darüber hinaus dafür Sorge tragen, dass sie innovationsfähig bleiben bzw. werden. Nur so können sie auch in Zukunft im Wettbewerb bestehen.

Veraenderte_Prozessanforderungen

Veränderte Anforderungen an Unternehmen brauchen Antworten in Prozessen

Diese Zielsetzungen sind schon seit langem bekannt und durch zahlreiche Managementkonzepte in das unternehmerische Blickfeld gerückt worden. Neu ist, dass alle diese Ziele gleichzeitig angestrebt werden ohne sich einander zu widersprechen.

Durch die grundlegende Überarbeitung bzw. Neugestaltung von Unternehmensprozessen sollen signifikante Verbesserungen der unternehmerischen Leistung erzielt werden und die unternehmensweite Verknüpfung von Qualitäts-, Zeit- und Kosten-aspekten mit dem Ziel einer effektiven und effizienten Unternehmensorganisation angestrebt werden.

Hauptziele des Prozessmanagements sind letztendlich die Erhöhung der Kundenzufriedenheit und die Steigerung der Produktivität. Dies trägt nicht zuletzt auch zu einer Erhöhung des Unternehmens- bzw. Geschäftswertes bei; denn erst, wenn Kunden und andere relevante Interessengruppen im Umfeld des Unternehmens (Mitarbeiter, Investoren, etc.) zufrieden sind, stimmen die Prozessleistungen und mithin der Erfolg des Unternehmens.

Management von Unternehmensprozessen dient der Verbesserung unzureichender Effektivität und Effizienz. Die zielgerichtete und angemessene Kombination von Zeit-, Kosten- und Qualitätsmanagement mit dem Fokus Prozessanalyse, Prozessdokumentation, Prozesscontrolling und Prozessoptimierung ist einer der Erfolgsfaktoren für optimierte Geschäftsprozessplanung und -steuerung.

Kreislauf des Prozessmanagements

Dabei sind sowohl aufbau- als auch ablauforientierte Aspekte des Unternehmens zu betrachten.

Ein erfolgreiches Prozessmanagement zeichnet sich vor allem durch eine dynamische Prozessentwicklung gemäß sich verändernder Bedingungen aus. Demzufolge reicht eine einmalige, statische Prozessanalyse und -dokumentation nicht aus, um langfristige Erfolge zu sichern. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse, also laufende Messung und Verbesserung der Prozessleistungen, ist die Basis für auch zukünftig zufriedene Kunden und eine Steigerung der Produktivität.

 

 

 

 AUFBAU EINES PROZESSMANAGEMENTS:

Wir beschreiben Ihnen nachfolgend anschaulich den Aufbau eines Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen.

 

Prozessdefinition

 

  •  Zu analysierende Prozesse festlegen
  • Untergeordnete Teilprozesse ermitteln
  • Prozessziele, -verantwortlichkeiten und -schnittstellen bestimmen
  • Teilprozess-Treiber ermitteln
  • Prozesslandschaft visualisieren

   

 

 

 

Prozessdetaillierung

  • Arbeitsplatzbezogene Abläufe aufnehmen
  • Vorhandene Dokumente und Daten sichten
  • Zuständigkeiten und Kompetenzen erfassen
  • Interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen identifizieren
  • Tätigkeits-Treiber ermitteln

    

 

 

Prozessanalyse

 

  • Plausibilität der Abläufe prüfen
  • Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen analysieren
  • Aufgenommene Prozessabläufe visualisieren
  • Optimierungspotenzial identifizieren
  • Verbesserungsmaßnahmen ableiten

 

 

 

 

Prozessmodellierung

 

  •  Soll-Prozesse durch Einarbeitung der Verbesserungsmaßnahmen modellieren
  • Funktions- und Kontaktstellenbeschreibungen der Mitarbeiter erstellen
  • Soll-Prozesse visualisieren und ISO-gerecht dokumentieren visualisieren
  • Verbesserungsmaßnahmen umsetzen  
  • Mitarbeiter schulen

 

 

 

 

Prozesscontrolling

 

  • Erfolgscontrolling der Verbesserungsmaßnahmen durchführen
  • Prozesscontrolling anhand prozessbezogener Kennzahlen implementieren
  • Kontinuierlichen Verbesserungsprozess einführen
  • Optional: Aufbau einer Prozesskostenrechnung  

 

 

 

 

 

 

UND WAS NOCH ZUM PROZESSMANAGEMENT …?